Contrairement à ce que certaines personnes pensent, le calcul des indemnités kilométriques est simple. Vous n’avez qu’à vous baser sur le barème en vigueur et de l’appliquer tout simplement au modèle de votre véhicule, en tenant compte des kilomètres parcourus. À noter que les véhicules électriques bénéficient d’une majoration de 20 %.
Comprendre le remboursement des indemnités kilométriques l’entreprise
Il n’est pas rare que les agents ou les employés en déplacement utilisent leur voiture personnelle pendant l’exercice de leur activité professionnelle. Ce qui leur donne le droit de percevoir une indemnité kilométrique, que ce soit sous forme de remboursement forfaitaire ou réel.
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Le calcul des frais kilométriques est soumis à des normes strictes. Ces frais comprennent toutes les dépenses que le salarié engage dans le cadre de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise.
Non seulement, le remboursement de ses frais peut prendre différentes formes, mais il fait aussi l’objet d’un encadrement précis. Les indemnités kilométriques font partie de la catégorie des frais remboursés dès lors que le salarié parte en déplacement, présente des justificatifs et entre dans le cadre législatif.
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Pour faciliter le calcul, l’administration fiscale a mis en place un barème. Le salarié ou le dirigeant peut ainsi récupérer le montant avancé lié :
- Au carburant
- A l’usure
- A l’assurance
- Etc.
Peu importe le statut ou le niveau de rémunération des employés, cet avantage fiscal prend toujours effet. D’ailleurs, le cadre dirigeant y a droit au même titre que le salarié au SMIC ou encore l’ETAM.
Les conditions pour avoir accès aux indemnités kilométriques
Le remboursement des indemnités kilométriques ne peut se faire que sous quelques conditions. Il ne faut pas que le véhicule soit immatriculé au nom de la société. Si c’est le cas, les frais engagés sont couverts par l’entreprise : le salarié ne pourra pas donc percevoir une indemnité.
Il faut que le salarié justifie ses frais de déplacement en présentant à l’entreprise :
- La date et le lieu du déplacement
- Le nombre de kilomètres parcourus
- Le nom du client concerné par le déplacement
- Etc.
Bien évidemment, les justificatifs doivent montrer que les indemnités kilométriques correspondent uniquement à des déplacements dans le cadre professionnel lorsque le salarié utilise sa voiture personnelle.
Autrement dit, le remboursement ne peut s’effectuer que lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel dans le cadre de ses missions professionnelles. Il peut s’agir :
- D’une démarche commerciale en se rendant chez un prospect ou chez un client
- D’un déplacement vers le restaurant avec un client (dans ce cas, il doit présenter les factures s’il pait le restaurant)
- Etc.
Le montant du remboursement est déterminé en fonction selon les barèmes kilométriques publiés chaque année.
Le trajet domicile/travail n’est pas normalement remboursé en tant que frais professionnel. Cependant, selon l’URSSAF, ce déplacement peut être considéré comme un trajet professionnel, à condition que le salarié soit contraint d’utiliser son véhicule personnel pour se rendre au travail, en raison des problèmes d’horaires par exemple.
Dans ce cas, le salarié doit prouver que l’éloignement de son domicile par rapport au lieu de travail l’oblige à utiliser sa propre voiture.
